En un proceso de negociación deben existir varios factores:
- - Al menos dos posiciones con intereses diferentes.
- Tener muy claros sus objetivos y el margen dentro del cual pueden realizar concesiones.
- Tener ambas el ánimo de llegar a un acuerdo. El compromiso de buscar un acuerdo es lo que diferencia a la negociación de otras instancias como la consulta o la investigación.
Por otro lado, existen otros elementos importantes de mencionar que describiremos a continuación.
El lugar de negociación
El lugar de negociación juega un gran papel, ya que, en función de donde se desarrolle ésta, los negociadores tendrán una serie de ventajas e inconvenientes con respecto a sus adversarios.
Existen tres posibilidades: negociar en nuestra propia oficina, negociar en la de nuestros interlocutores o negociar en terreno neutral.
Negociar en nuestra oficina
Las ventajas que nos ofrece trabajar en nuestra oficina son las siguientes:
- Nos sentimos más tranquilos porque estamos en un lugar con el que estamos familiarizados. Es como “estar en casa”.
- Podemos disponer de más información. En cualquier punto de la negociación podemos consultar datos o pedir consejos a otros compañeros o especialistas de la empresa.
- Organizamos la reunión (hora de comienzo, pausas, reanudaciones...) como mejor nos convenga.
- Las atenciones que les ofrecemos a nuestros interlocutores como: invitarles a almorzar, recogerlos para ir a la reunión, darles un obsequio de la empresa..., nos pueden ayudar a establecer una buena relación y ganarnos su agradecimiento.
Negociar en sus oficinas
Todas las ventajas que hemos descrito en el apartado anterior, ahora son desventajas para nosotros. No obstante, podemos aprovechar estas ventajas que disponen ellos en nuestro propio beneficio. De este modo:
- - Nuestro interlocutor sólo conocerá aquello que queramos mostrar, sin embargo, nosotros obtendremos más información de la que nos van a facilitar.
- Podemos presionar a la otra parte para que haga todas las consultas que necesite y tome una decisión sobre la marcha.
- Con la excusa de que necesitamos consultar con los especialistas de nuestra empresa, podemos solicitar levantar la sesión y reanudarla cuando dispongamos de toda la información necesaria para tomar nuestra decisión.
Negociar en terreno neutral
En esta ocasión, ambas partes gozan de las mismas condiciones. Estas negociaciones se suelen realizar en una sala de un hotel, o bien, en una ciudad intermedia entre las dos partes para evitar que una de ellas sea la que se tenga que movilizar. En ocasiones, la elección del lugar de la reunión es en sí una negociación.
La mayor ventaja que presenta esta opción es que es una de las mejores maneras para iniciar relaciones cuando no se conocen las partes que formarán parte de la negociación. No obstante, una vez realizado este primer contacto, es conveniente seguir negociando en una de las dos oficinas.
Una dificultad que vamos a tener tanto nosotros como nuestros interlocutores, es que no vamos a poder disponer de todos los recursos con los que contaríamos si estuviéramos en nuestro terreno. Esto puede llegar a demorar las tomas de decisiones y por ende, el acuerdo final de la negociación.
La sala de reunión
Si realizamos la negociación en nuestra oficina tenemos que elegir la sala donde se va a desarrollar la reunión y acondicionarla para la ocasión. Esto no significa que la preparemos para que nos favorezca, la tenemos que acondicionar para sentirnos cómodos todos los reunidos, incluyendo a la otra parte.
Hay que considerar aspectos como:
- La iluminación: De ella depende que los interlocutores tengan sensaciones distintas como cansancio, tensión...
- La temperatura: Conviene que sea una temperatura cálida y agradable.
- La acústica: Se tiene que oír perfectamente desde cualquier punto de la sala. Además, no deben escucharse ruidos incómodos, tanto internos como externos a la sala, que produzcan interrupciones o falta de concentración.
- Colocación de los interlocutores en la mesa: Hay que evitar utilizar mesas rectangulares donde las partes estén enfrentadas, ya que, esto fomenta las actitudes defensivas.
Lo más recomendable es utilizar mesas redondas, donde los interlocutores pueden ver lo que escriben los otros e intercambiar documentos sin necesidad de levantarse. De este modo, se logra un mayor clima de confianza y cooperación.
- Las sillas: Los asientos deben ser confortables y a ser posibles simétricos, es decir, no debemos utilizar sillas de distinto nivel demostrando diferentes grados de poder. Las demostraciones de dominio o poder no favorecen el desarrollo de la negociación.
- Las distancias: Para comunicarnos necesitamos estar cerca, ya que necesitamos oír lo que nos cuentan, ver los gestos e incluso establecer contacto físico. Las distancias entre los interlocutores dependerá tanto del nivel de intimidad entre las partes como de la cultura de los interlocutores. En negociaciones internacionales este factor es muy importante, ya que si no lo tenemos en cuenta podemos estar traspasando el nivel de intimidad de nuestros interlocutores e incomodarlos sin darnos cuenta.
A modo de ejemplo, incluimos las distancias que consideramos los occidentales:
- Material de apoyo: Se puede dotar a la sala de ordenadores,
proyectores, teléfonos, papelógrafos, cuadernos de notas, bolígrafo, etc.
- Dimensiones de la sala: Tiene que ser una sala en la que la
amplitud sea suficiente para albergar a todos los interlocutores
cómodamente.
El tiempo
En toda negociación el tiempo juega un papel fundamental. El tiempo es poder, por ello, es esencial controlarlo en nuestras negociaciones.
El broker que dispone de tiempo para encontrar el momento más favorable para comprar acciones o el cliente que tiene la oportunidad de esperar una bajada de precios para comprar el producto que le interesa está obteniendo una serie de beneficios que de otro modo no podría conseguir.
Tanto las prisas como la falta de ellas nos puede ofrecer mucha información sobre las intenciones de nuestro interlocutor y puede jugar a nuestro favor pero también en contra. Por ejemplo, el negociador que necesita un acuerdo con rapidez puede caer en manos de un interlocutor experto que sepa aprovechar esta “debilidad”. Así, puede conseguir llevar al negociador hacia terrenos no deseados, por la urgencia que tiene en llegar a un acuerdo. El resultado al que se llega después de una negociación con prisas es por lo general malo.
No obstante, este bien tan preciado no es fácil de conseguir. En una negociación no podemos esperar indefinidamente el momento más favorable, ya que, normalmente hay que cerrarlas antes de una fecha límite.
Además, existen otras circunstancias externas a la negociación que pueden influir en el tiempo que disponemos para ella como: la necesidad de coger un avión, una disponibilidad limitada de la sala de reuniones...
Para disponer de tiempo es necesario prever con bastante antelación la negociación, iniciarla tan pronto como sea posible y tener en cuenta la duración que ésta puede tener.
